تعد إدارة الأصول الثابتة إحدى المهام الأكثر تحديًا لمراقبي المصانع والمديرين والمؤسسات. إنه أمر صعب بشكل خاص إذا كانت المنظمة كثيفة رأس المال ولامركزية.
تتسبب مشكلات الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة – مثل عدم كفاية أوصاف الأصول، والاستخدام القليل أو عدم استخدام علامات الأصول العقارية، والمعدات غير المتسقة ومخزون الأصول، وضعف التوثيق لحركة الأصول – في أن يكون لدى المؤسسات سجلات أصول ثابتة غير دقيقة. تعمل أفضل الممارسات لإدارة الأصول الثابتة على تحسين المحاسبة والتقييمات وإعداد التقارير المالية المناسبة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن التقارير المالية غير الدقيقة تزيد من مخاطر التدقيق في المنظمة. كما أنه يعرض المنظمة لمخاطر ضريبة الأملاك والمدفوعات الزائدة للتأمين – على سبيل المثال، تعتمد التقييمات الضريبية على سجلات محاسبة الأصول الثابتة، مع تطبيق المعدلات على القيمة المقدرة، مما يعني أنه إذا كان لدى المنظمة أصول ثابتة لم تعد موجودة ولكن لا تزال هذه المنظمة موجودة في الكتب، ويمكن أن تدفع ضرائب زائدة بنسبة تصل إلى 15%؛
وبالمثل، تُستخدم سجلات محاسبة الأصول الثابتة لتحديد تكلفة استبدال الممتلكات الشخصية، مما يؤثر على القيم القابلة للتأمين. ولحسن الحظ، فإن تنفيذ إجراءات أفضل للرقابة الداخلية يجعل من الممكن التغلب على هذه التحديات.
تقارير مالية غير دقيقة مرتبطة بأصول ثابتة غير دقيقة
عند إدارة الأصول الثابتة، يتعلق أحد أكبر التحديات بمطابقة التقارير المحاسبية مع السجلات المادية. يحدث هذا في المقام الأول بسبب عدم كفاية أوصاف الأصول، ولكنه يحدث أيضًا عندما يكون هناك توثيق ضعيف لحركة الأصول.
تزيد كلتا المسألتين من مخاطر التدقيق وقد تضر بمصداقية شركتك مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، خاصة إذا أصدر المدقق رأيًا مؤهلاً بسبب أخطاء تتعلق بالإبلاغ عن الأصول الثابتة.
في بعض الحالات، تكون الأوصاف غير الكافية للأصول نتيجة الاستخدام القليل أو عدم استخدام علامات إدارة الممتلكات، مما يزيد من صعوبة إجراء إحصاء دقيق للمخزون.
وبما أن أمناء المعدات والأصول الثابتة الأخرى قد يترددون في الإبلاغ عن حالات التقاعد، فهناك فرص لنقل الأصول دون وثائق.
يؤدي إلى إعداد تقارير غير دقيقة عن الأصول الثابتة، وخاصة الحركات المرتبطة بالتصرف في الأصول وتحويلها. وأخيرًا، يؤدي ضعف التقارير إلى زيادة مخاطر التدقيق عندما لا يتم فصل سجلات الأصول بشكل صحيح إلى فئات الأصول.
كيفية معالجة المشكلات المتعلقة بالأصول الثابتة غير الدقيقة
على الرغم من أن إعداد التقارير عن الأصول الثابتة يمثل تحديًا، فمن الممكن تقليل مخاطر التدقيق في شركتك وزيادة دقة عمليات تعداد المخزون. فكر في تنفيذ هذه الممارسات في مؤسستك.
- إجراء الجرد المادي والمصالحة
- إجراء دراسات الاستهلاك والحياة المفيدة
- تنفيذ أو ترقية تقنية RFID
- لصق علامات الخصائص على جميع الأصول غير المميزة
- إسناد مشاريع البناء إلى حسابات البناء والمعدات المناسبة
إجراء الجرد المادي والمصالحة
الخطوة الأولى لتحسين دقة التقارير هي إجراء عمليات إحصاء المخزون الفعلي. تعد عمليات الجرد الكامل لمخزون المؤسسة أو دورة الأصول من الطرق الصالحة، ولكن بعضها أكثر فائدة من غيرها.
يوفر استخدام تقنية RFID أفضل مزيج من الكفاءة والدقة، حيث يوفر تقنية العد الإلكتروني الآلي لتقليل الأخطاء وتسريع عملية العد.
بمجرد إجراء الجرد الفعلي، فإن الخطوة التالية هي التوفيق بين سجلات المخزون الفعلي والسجلات المحاسبية. ستحدد منهجية التسوية سطرًا بسطر وتتحقق من كل سجل أصول إما “أصول متطابقة” – عناصر تم العثور عليها أثناء عملية الجرد وتم تتبعها إلى السجلات المحاسبية – أو “إضافات غير مسجلة” – عناصر تم العثور عليها أثناء عملية الجرد ولكن لم يتم العثور عليها في السجلات المحاسبية – أو “حالات التقاعد غير المسجلة” – العناصر الموجودة في سجلات محاسبة الأصول الثابتة ولكن لا يتم تمويلها أثناء عملية الجرد.
تقوم عملية التسوية هذه أولاً بمقارنة السجلات ومطابقتها حسب أرقام العلامات والمعلومات الوصفية للأصول والموقع. يتم تحليل إضافات السنة المالية مقابل تواريخ الاستحواذ المقدرة من المخزون المادي.
يتم تخصيص إدخالات الشراء المجمعة والأصول المجمعة للأصول الفردية، حيث يجب أيضًا التحقق من أي أصول متبقية.
إجراء دراسات الاستهلاك والحياة المفيدة
بعد إجراء الجرد المادي، خذ وقتًا لإجراء دراسة الاستهلاك والعمر الإنتاجي لكل أصل ثابت. خلال دراسة العمر الإنتاجي، يتم تقدير العمر الإنتاجي المتبقي لكل عنصر بناءً على حالته الحالية واستخدامه المتوقع.
يمكن استخدام العمر الإنتاجي المتبقي للأصل الثابت لحساب الإهلاك بشكل أكثر دقة، مما يزيد من دقة التقارير المالية لشركتك.
تنفيذ أو ترقية تقنية RFID
تستخدم تقنية تحديد الترددات الراديوية العلامات والقراء لتتبع الأصول الثابتة. يستخدم كل قارئ موجات الراديو لتحديد موقع كل عنصر، مما يسهل تحديد موقع الأصول المفقودة أو تتبع الأصول أثناء تحركها عبر منشأتك.
تتمتع تقنية RFID بالعديد من الفوائد للشركات بجميع أحجامها، بما في ذلك زيادة الرؤية وتقليل تكاليف العمالة. في الشركات التي تستخدم الرموز الشريطية التقليدية، يجب على الموظفين الوقوف بالقرب من عنصر ما قبل أن يتمكنوا من مسح الرمز الشريطي الخاص به باستخدام قارئ محمول باليد.
يمكن لقارئات RFID الحصول على المعلومات من العلامات من مسافة بعيدة، مما يؤدي إلى تسريع عمليات الشحن والاستلام.
إذا لم تكن شركتك تستخدم تقنية RFID حتى الآن، ففكر في تنفيذها الآن لزيادة دقة عمليات تعداد المخزون لديك. تسهل علامات RFID تتبع الأصول الثابتة والتأكد من وصولها إلى المكان الصحيح في حالة نقل المبنى.
إذا كنت تستخدم تقنية RFID بالفعل، ففكر في الترقية إلى أحدث العلامات وأجهزة القراءة. لقد سهّل التقدم التكنولوجي استخدام RFID لتتبع المخزون والتأكد من تطابق سجلات الأصول الخاصة بك مع أعداد المخزون الفعلي لديك أكثر من أي وقت مضى.
لصق علامات الخصائص على جميع الأصول غير المميزة
يعد استخدام علامات الخصائص طريقة سهلة لتحسين دقة سجلات الأصول الثابتة لديك. تحتوي هذه العلامات على معلومات مهمة حول كل أصل، مثل رقم العنصر والوصف المختصر والموقع المقصود.
على سبيل المثال، قد تحتوي علامة خاصية الجهاز على رقم طراز الجهاز ووصف قصير لما يفعله الجهاز وتسمية. تعمل علامات الخصائص على تقليل مخاطر الأخطاء أثناء عمليات الجرد الفعلي للمخزون، مما يضمن تطابق سجلاتك المالية مع مخزونك.
إسناد مشاريع البناء إلى حسابات البناء والمعدات المناسبة
عندما يكون الأصل الثابت قيد الإنشاء، يجب تعيينه إلى حساب الإنشاء قيد التنفيذ الخاص بك ويظل هناك حتى اكتمال المشروع ويصبح الأصل جاهزًا للاستخدام.
على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تقوم ببناء مقر جديد، فسيتم تخصيص المبنى لحساب البناء قيد التنفيذ خلال جميع مراحل البناء. عندما تضع المبنى في الخدمة، عندها يمكنك نقله إلى الحساب الصحيح.
لماذا CPCON؟
تتمتع مجموعة CPCON بخبرة واسعة في مساعدة الشركات على تعزيز ضوابطها الداخلية وإدارة المخاطر بفعالية. عندما تعمل مع مجموعة CPCON، فإنك تتلقى سجلات محاسبة الأصول المنقحة والمحصنة لتحمل التدقيق والتدقيق.
كما نقدم أيضًا إرشادات حول زيادة الكفاءات المتعلقة بالمخزون الداخلي والتسوية، وتحقيق وفورات في التكاليف في التأمين والضرائب العقارية، والاحتفاظ بسجلات دقيقة لمحاسبة الأصول الثابتة باستخدام منهجية RFID الديناميكية.
في مجموعة CPCON، نقدم المشورة لعملائنا بشأن أفضل الممارسات في إدارة الأصول الثابتة، وتسوية الأصول، وتقدير تكاليف الاستبدال لسجلات محاسبة الأصول الثابتة.
لزيادة السرعة والدقة في جمع البيانات بمقدار 25 مرة مع دقة مخزون تزيد عن 98%، فإن متخصصي CPCON على استعداد للتدخل ومساعدتك في نشر RFID لإدارة الأصول. اتصل بنا اليوم لتعرف كيف يمكننا مساعدة شركتك على تقليل مخاطر التدقيق وزيادة الدقة في إعداد التقارير المالية!
